Sorrento
Da documenti sparsi e processi manuali a un ambiente Microsoft 365 organizzato per la gestione dei cantieri
Il contesto
AGA Costruzioni aveva già adottato Microsoft 365, ma gli strumenti disponibili venivano utilizzati solo in parte.
I documenti erano distribuiti tra computer, chiavette USB, cartelle personali e un software gestionale sviluppato internamente. Questa frammentazione rendeva più difficile trovare le informazioni, collaborare tra uffici e cantieri e mantenere una struttura documentale coerente.
L'obiettivo era creare un ambiente di lavoro unico, semplice da utilizzare e facilmente gestibile anche con l'apertura di nuovi cantieri.
Le esigenze
Organizzare la documentazione dei cantieri
Permettere a ogni tecnico di visualizzare esclusivamente i cantieri di propria competenza
Consentire all'amministrazione di accedere a tutte le informazioni
Rendere più semplice e veloce la creazione di nuovi cantieri
Gestire preventivi e candidature in modo strutturato
Ridurre le attività manuali e ripetitive
Riorganizzare l'ambiente Microsoft Teams e SharePoint esistente
Collegare Microsoft 365 con il software gestionale già utilizzato dall'azienda
La soluzione
Il progetto è iniziato con un'analisi dell'ambiente esistente e delle modalità con cui le persone gestivano documenti, comunicazioni e attività operative.
A partire da questa analisi è stata progettata una nuova organizzazione di Microsoft 365, costruita intorno ai processi reali dell'azienda.
Organizzazione dei cantieri
È stato creato un ambiente Microsoft Teams dedicato alla gestione dei cantieri.
Ogni cantiere dispone di uno spazio riservato, accessibile esclusivamente ai tecnici coinvolti. L'amministrazione mantiene invece una visione completa di tutti i cantieri.
Per ogni nuovo cantiere viene predisposta una struttura documentale standard, con cartelle, librerie e permessi già configurati.
Creazione semplificata dei nuovi cantieri
Per evitare configurazioni manuali e ridurre la possibilità di errore, è stato realizzato un piccolo strumento di supporto che automatizza la creazione del nuovo spazio di lavoro.
Avviando una semplice procedura vengono creati automaticamente:
- lo spazio riservato al cantiere
- la libreria documentale in nuovo tab con permessi personalizzati
- la struttura standard delle cartelle root
- la struttura standard delle sottocartelle
Dalle email a processi organizzati
Dopo la riorganizzazione dei cantieri, il progetto è stato esteso ad alcuni processi amministrativi che venivano gestiti prevalentemente tramite email e attività manuali.
Sono stati organizzati e automatizzati diversi flussi operativi.
Gestione dei preventivi
Le richieste di preventivo ricevute nella casella condivisa vengono raccolte automaticamente in un elenco centralizzato.
Per ogni richiesta vengono registrate le informazioni principali, tra cui:
- data di ricezione
- richiedente
- oggetto
- descrizione della richiesta
- tecnico incaricato
- stato della lavorazione
- data di scadenza
Quando una richiesta viene assegnata, il tecnico riceve una notifica e può aggiornare lo stato dell'attività.
Un controllo automatico verifica inoltre la presenza di preventivi scaduti e informa il responsabile.
Le richieste non rimangono più disperse nelle caselle di posta, ma possono essere assegnate, monitorate e gestite in modo ordinato.
Gestione delle candidature
Le candidature ricevute tramite una casella condivisa vengono raccolte automaticamente in un elenco strutturato.
Le informazioni principali sono disponibili in un unico spazio e possono essere consultate dalle persone autorizzate.
Il processo viene progressivamente integrato con moduli Microsoft Forms, in modo che candidati e fornitori possano inserire direttamente le proprie informazioni.
Onboarding e gestione dei collaboratori
Sono stati predisposti anche flussi di supporto per l'inserimento dei nuovi dipendenti e per la raccolta delle informazioni relative a collaboratori e subappaltatori. La soluzione può crescere gradualmente insieme alle esigenze dell'azienda.
Un collegamento con il gestionale esistente
AGA Costruzioni utilizza anche un software gestionale sviluppato internamente.
Per evitare di creare due ambienti separati, è stato predisposto un collegamento che permette al gestionale e a Microsoft 365 di condividere alcuni documenti in modo sincronizzato.
In questo modo l'azienda può continuare a utilizzare il proprio gestionale, beneficiando allo stesso tempo delle funzionalità documentali di SharePoint.
Fare ordine prima di aggiungere nuovi strumenti
Una parte importante del progetto ha riguardato anche la riorganizzazione dell'ambiente Microsoft 365 esistente.
Insieme al cliente sono stati rivisti:
- i vecchi team
- le strutture documentali non più utilizzate
- le caselle di posta condivise
- le liste di distribuzione
- gli indirizzi email non più necessari
- i permessi di accesso
L'obiettivo non era aggiungere complessità, ma creare un ambiente più chiaro, ordinato e semplice da gestire.
Le persone al centro della soluzione
Al termine delle diverse fasi, il personale è stato accompagnato nell'utilizzo delle soluzioni realizzate.
La formazione è stata dedicata esclusivamente alle attività operative introdotte nel progetto:
- gestione dei cantieri
- consultazione e caricamento dei documenti
- utilizzo delle caselle condivise
- assegnazione e monitoraggio dei preventivi
- gestione delle candidature
- avvio delle procedure predisposte
L'obiettivo non era tenere un corso generale su Microsoft 365, ma permettere alle persone di utilizzare in autonomia le soluzioni realizzate.
L'amministrazione è stata inoltre affiancata nelle attività di gestione quotidiana.
I risultati
Oggi AGA Costruzioni dispone di un ambiente Microsoft 365 più ordinato, centralizzato e coerente con il proprio modo di lavorare.
Documenti centralizzati
I documenti non sono più distribuiti tra computer, chiavette USB e cartelle personali, ma vengono archiviati in spazi condivisi e sincronizzati.
Accessi più chiari
Ogni tecnico visualizza esclusivamente i cantieri di propria competenza, mentre l'amministrazione mantiene una visione completa.
Nuovi cantieri più semplici da creare
La struttura iniziale viene predisposta tramite una procedura automatizzata, riducendo attività manuali e configurazioni ripetitive.
Preventivi sotto controllo
Le richieste ricevute via email vengono organizzate, assegnate e monitorate fino alla loro conclusione.
Collaborazione più sicura
Le librerie SharePoint permettono di utilizzare cronologia delle versioni, recupero dei documenti eliminati e modifica contemporanea dei file.
Un unico ambiente di lavoro
Microsoft Teams, SharePoint, OneDrive e gli strumenti amministrativi lavorano insieme all'interno di una struttura coerente.
Ti riconosci in questa situazione?
- i documenti sono sparsi tra computer, chiavette USB e cartelle personali
- ogni nuovo progetto richiede la creazione manuale di cartelle e permessi
- preventivi e richieste vengono gestiti direttamente dalla posta elettronica
- non è sempre chiaro chi deve occuparsi di una determinata attività
- l'azienda utilizza Microsoft 365, ma solo come semplice archivio
- esistono più strumenti che non comunicano tra loro
Spesso non è necessario acquistare una nuova piattaforma. È possibile partire dagli strumenti Microsoft 365 già presenti in azienda e organizzarli intorno ai processi reali.