Pescara
Da una gestione degli interventi basata sulle email a un processo organizzato con Microsoft 365
Il contesto
2Safe gestisce il monitoraggio di numerosi impianti fotovoltaici. Ogni giorno vengono ricevute segnalazioni automatiche via email dalle centraline degli impianti, che richiedono la presa in carico da parte dei tecnici.
L'intero processo veniva gestito direttamente dalla posta elettronica: le segnalazioni dovevano essere lette, assegnate manualmente e seguite fino alla chiusura dell'intervento. Con il passare del tempo diventava sempre più difficile monitorare le attività in corso, ricostruire lo storico degli interventi e individuare quelli da fatturare.
L'obiettivo era organizzare il processo utilizzando gli strumenti già inclusi nella licenza Microsoft 365 Business Basic, senza introdurre un software di ticketing dedicato.
Le esigenze
Organizzare le segnalazioni provenienti dagli impianti fotovoltaici
Evitare che le informazioni rimanessero disperse nelle email
Assegnare gli interventi ai tecnici in modo strutturato
Distinguere gli interventi di primo e secondo livello
Monitorare i tempi di gestione
Sapere quali interventi erano già stati fatturati
Permettere ad amministrazione, direzione e tecnici di lavorare sullo stesso processo
La soluzione
Il progetto è partito dall'analisi del processo esistente, individuando tutte le attività che venivano svolte manualmente tramite posta elettronica.
È stata quindi realizzata una soluzione basata su Microsoft Teams, SharePoint, Microsoft Lists e Power Automate, accessibile esclusivamente alle persone autorizzate.
Dalle email ai ticket
Le segnalazioni provenienti dagli impianti vengono ora ricevute in una casella condivisa dedicata.
Ogni nuova email genera automaticamente un ticket all'interno di una lista SharePoint, registrando le informazioni principali senza richiedere alcun intervento manuale.
Il sistema identifica automaticamente l'impianto interessato a partire dal codice presente nella segnalazione, associando il ticket al relativo cliente.
Ogni intervento può essere assegnato al tecnico competente, classificato per livello di priorità e seguito durante tutto il proprio ciclo di vita.
Le email rimangono disponibili come riferimento, mentre la gestione operativa avviene in un unico ambiente condiviso.
Monitoraggio del lavoro
Per ogni ticket vengono registrati:
- data di apertura
- impianto interessato
- tecnico incaricato
- livello di priorità
- stato della lavorazione
- tempo complessivo di gestione
- stato della fatturazione
Ogni variazione dello stato genera automaticamente notifiche verso amministrazione e direzione, permettendo a tutti di avere una visione aggiornata delle attività.
Ricerca immediata degli interventi
Per facilitare la consultazione, sono state predisposte viste dedicate che permettono di filtrare rapidamente gli interventi per impianto, rendendo semplice la ricerca anche con un numero crescente di installazioni.
Automatizzare anche le attività amministrative
Il progetto ha interessato anche la gestione della documentazione in scadenza.
In precedenza il personale verificava manualmente le scadenze e inviava una richiesta via email al cliente per ottenere la documentazione aggiornata.
Oggi il sistema invia automaticamente un'email personalizzata alla data prevista e registra l'avvenuto invio, eliminando un'attività ripetitiva e riducendo il rischio di dimenticanze.
Le persone al centro della soluzione
Le persone coinvolte sono state accompagnate nell'utilizzo del nuovo processo operativo.
La formazione è stata dedicata esclusivamente alle soluzioni introdotte nel progetto, permettendo a tecnici, amministrazione e direzione di lavorare all'interno di un ambiente condiviso e organizzato.
I risultati
Oggi 2Safe gestisce gli interventi in modo molto più strutturato.
Ticket organizzati
Le segnalazioni non vengono più gestite esclusivamente tramite email, ma seguono un processo condiviso e facilmente monitorabile.
Assegnazione più semplice
Ogni intervento viene affidato al tecnico competente e il suo stato è sempre aggiornato.
Maggiore controllo
Amministrazione e direzione possono conoscere in qualsiasi momento gli interventi aperti, quelli conclusi e quelli già fatturati.
Attività amministrative automatizzate
Le comunicazioni relative ai documenti in scadenza vengono inviate automaticamente, riducendo il lavoro manuale.
Una soluzione costruita con Microsoft 365
L'intero processo è stato realizzato utilizzando gli strumenti già disponibili nella licenza Microsoft 365 Business Basic, senza introdurre una piattaforma dedicata per la gestione dei ticket.
Ti riconosci in questa situazione?
- il tuo lavoro viene gestito principalmente tramite email
- assegnare le attività richiede ancora interventi manuali
- ricostruire lo stato di un'attività significa cercare tra decine di messaggi
- amministrazione e operativi non hanno una visione condivisa del lavoro
- utilizzi Microsoft 365 ma solo per posta elettronica e documenti
Spesso è possibile organizzare questi processi utilizzando gli strumenti già presenti nella tua licenza Microsoft 365, senza acquistare software aggiuntivi.